﻿4open Dokumenten-Backup
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Mit diesem Programm sichern Sie alle Dokumente Ihrer Kunden aus 4open
auf Ihren eigenen PC oder Ihr NAS. Für jeden Kunden wird ein eigener
Ordner angelegt. Bei jedem weiteren Start werden nur die Dokumente
geholt, die seit dem letzten Mal neu hinzugekommen sind oder sich
geändert haben.

Das Programm verändert oder löscht nichts in 4open. Es liest nur.


Inhalt dieses Pakets
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  backup.exe     das Programm
  backup.conf    Ihre Einstellungen (Zugangsdaten, Speicherort)
  LIESMICH.txt   diese Anleitung


1. Einrichten
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1.1  Einen Ordner anlegen, z. B.  C:\4open-Backup

     Bitte NICHT unter "C:\Programme" bzw. "C:\Program Files" -
     dort dürfen Dateien ohne Administratorrechte nicht bearbeitet
     werden, und Ihre Änderungen an backup.conf gingen verloren.

1.2  Alle Dateien aus dem ZIP-Archiv in diesen Ordner entpacken
     (Rechtsklick auf die ZIP-Datei -> "Alle extrahieren ...").

     Wichtig: Das Programm nicht direkt aus dem geöffneten ZIP heraus
     starten - dann findet es seine Einstellungen nicht.

1.3  backup.conf mit dem Editor öffnen (Rechtsklick -> "Öffnen mit"
     -> "Editor") und diese Werte eintragen:

       base-url   die Adresse Ihrer 4open-Schnittstelle
                  (erhalten Sie von der VERSDIREKT-Hotline)
       email      Ihre 4open-Anmelde-E-Mail
       password   Ihr 4open-Passwort
       out        wohin die Dokumente gespeichert werden sollen

     Für ein NAS die Netzwerk-Schreibweise verwenden, z. B.
       out = \\NAS\Freigabe\4open-Backup

     Speichern und schließen.


2. Starten
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Doppelklick auf backup.exe.

Beim allerersten Start zeigt Windows eventuell die Meldung
"Der Computer wurde durch Windows geschützt". Klicken Sie dann auf
"Weitere Informationen" und anschließend auf "Trotzdem ausführen".
Das passiert nur einmal.

Im Fenster sehen Sie, welcher Kunde gerade bearbeitet wird, und am
Ende eine Zusammenfassung, z. B.:

    Kunden                  412
    Dokumente             5.873
      neu geladen            37
      unverändert         5.836
    Fehler                    0
    Dauer              1 min 12 s

    [OK] Backup vollständig

Das Fenster bleibt danach 60 Sekunden offen. Mit einem beliebigen
Tastendruck schließt es sofort.

Der erste Lauf kann je nach Anzahl der Dokumente länger dauern (auch
über eine Stunde). Alle weiteren Läufe sind deutlich schneller, da nur
Neues geholt wird. Wird ein Lauf unterbrochen, einfach neu starten -
es geht dort weiter, wo es aufgehört hat.


3. Was wird wo gespeichert?
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Im eingestellten Zielordner entsteht für jeden Kunden ein Ordner:

    Mustermann_Max_1234\
        20511_Police_Hausrat.pdf
        20874_Maklerauftrag.pdf
    Beispiel_GmbH_1301\
        ...

Die Zahl am Ende des Ordnernamens ist die Kundennummer in 4open, die
Zahl vor jedem Dateinamen die Dokumentnummer. So bleiben auch
gleichnamige Dokumente unterscheidbar.

Außerdem liegt im Zielordner eine Datei ".manifest.json".
Darin merkt sich das Programm, was schon gesichert wurde. Bitte nicht
löschen - sonst wird beim nächsten Start alles erneut geladen.

Das Backup löscht nie etwas: Wird ein Dokument in 4open entfernt,
bleibt Ihre Sicherungskopie erhalten.


4. Automatisch sichern (z. B. jede Nacht)
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Mit der Windows-Aufgabenplanung läuft das Backup ohne Ihr Zutun:

 1. Startmenü öffnen, "Aufgabenplanung" eintippen und starten.
 2. Rechts auf "Einfache Aufgabe erstellen ..." klicken.
 3. Name: "4open Backup" -> Weiter.
 4. Trigger: "Täglich" -> Weiter -> Uhrzeit wählen, z. B. 22:00.
 5. Aktion: "Programm starten" -> Weiter.
 6. Programm/Skript: über "Durchsuchen ..." die backup.exe auswählen.
    Bei "Starten in" den Ordner eintragen, z. B.  C:\4open-Backup
 7. Weiter -> Fertig stellen.

Damit das klappt, muss das Passwort in backup.conf eingetragen sein.
Der PC muss zur eingestellten Uhrzeit eingeschaltet sein.

Tipp: Führen Sie das Backup einmal von Hand per Doppelklick aus und
prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es automatisch laufen lassen.


5. Wenn etwas nicht klappt
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"ABBRUCH: Kundenliste konnte nicht geladen werden"
    E-Mail oder Passwort in backup.conf sind falsch, oder die
    base-url stimmt nicht. Bitte prüfen. Ist alles richtig, besteht
    evtl. keine Internetverbindung.

"Bitte --base-url angeben ..." / "Bitte --email angeben ..."
    backup.conf wurde nicht gefunden oder der Eintrag fehlt. Liegt
    backup.conf im selben Ordner wie backup.exe? Heißt sie wirklich
    "backup.conf" (und nicht etwa "backup.conf.txt")?

"[!] Backup mit Fehlern abgeschlossen"
    Einzelne Dokumente konnten nicht geladen werden (z. B. kurzer
    Verbindungsabbruch). Die übrigen sind gesichert. Beim nächsten
    Lauf wird es für die fehlenden Dokumente automatisch erneut
    versucht.

Speichern auf dem NAS schlägt fehl
    Ist das NAS eingeschaltet und im Explorer unter der eingetragenen
    Adresse erreichbar? Haben Sie dort Schreibrechte?


Hilfe
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VERSDIREKT Hotline
Telefon: 089 9042997-70  (Mo-Fr 9-16 Uhr)
E-Mail:  hotline@versdirekt.de

Handbuch online: https://www.versdirekt.de/4open/handbuch/dokumenten-backup
